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Gestión del tiempo

Gestión del Tiempo: sus enemigos y sus multiplicadores

Por qué saber gestionar nuestro tiempo es esencial para nuestro bienestar laboral.

 

Saber gestionar el propio tiempo siempre fue fundamental a la hora de ser eficiente y productivo. En un contexto en donde tantas personas nos encontramos trabajando desde casa esta verdad se volvió una necesidad y hasta una línea divisoria entre la ansiedad y una conciencia tranquila.

Existen dos tipos de tiempo: el físico y el psicológico. El tiempo físico es el tiempo objetivo o cronológico. El tiempo psicológico es subjetivo y refiere a la percepción que cada persona tiene del tiempo físico. Cada persona puede experimentar el paso del tiempo de diferentes maneras según una serie de factores, tales como: el nivel de conciencia, concentración, atención, interés, afecto. Cuestionarse sobre estos factores en relación a las actividades que desarrollamos puede ser un primer paso a llevar a cabo para identificar la manera en que percibimos el uso de nuestro tiempo.

Lograr reconocer que una tarea nos toma mucho tiempo porque nos resulta engorrosa es un buen índice para empezar a gestionar nuestro tiempo de manera efectiva.

 

Son varios los motivos por los cuales una actividad puede atentar contra el buen uso de nuestro tiempo, lo que nos lleva al enemigo del tiempo número 1: la procrastinación.

La procrastinación consiste en posponer un acto conscientemente porque se lo percibe como abrumador, desafiante, inquietante, peligroso, difícil, tedioso, aburrido o estresante. Por estos motivos es que, a la hora de posponerlos, ¡autojustificamos nuestra decisión! Pero solo logramos aumentar nuestro nivel de ansiedad por la tarea indefinidamente pendiente.

Por lo general procrastinamos porque no nos gusta la tarea a realizar, porque no sabemos cómo resolverla, porque no tenemos tiempo o porque sentimos algún tipo de bloqueo y necesitamos un impulso para empezar. Es imprescindible identificar el motivo detrás de la procrastinación para poder gestionarla correctamente.

El segundo enemigo del tiempo es la “reunionitis”, término que refiere a la tendencia a reunirse por cualquier motivo. Las reuniones son efectivas y productivas cuando hay motivos reales para tenerla pero, es un error grave tenerlas cuando un mail, por nombrar un ejemplo, puede cumplir la función. Tener reuniones todo el tiempo puede desordenar la administración de nuestro tiempo para resolver otras tareas no solo porque puede generar interrupciones sino porque esas interrupciones atentan contra nuestro nivel de concentración y, por ende, motivación.

Ahora bien, así como hay enemigos del tiempo, también los hay multiplicadores del tiempo. Estos son:

  • Agendar, calendarizar: anotar todas las tareas pendientes en la herramienta de tu elección, agenda de papel, virtual, calendario, Google calendar, etc. Lo que no está en la agenda no entra.
  • Distinguir entre lo urgente y lo importante: la matriz Eisenhower propone cuatro cuadrantes para ayudar a ordenarte, lo urgente e importante debe resolverse de inmediato; lo importante pero no urgente puede planificarse para más adelante; lo urgente pero no importante puede delegarse; lo que no es ni urgente ni importante puede directamente descartarse.
  • Utilizar una lista de pendientes: puede crearse una por semana y/o hasta una por día para arrancar sabiendo lo que tenés que hacer y poder ir tachando lo que se va resolviendo.
  • Hacer una cosa a la vez, no al multitasking: la concentración hace que aprovechemos mejor el tiempo evitando esa sensación de que “se hace chicle”. Cuando nos distraemos e intentamos realizar muchas cosas al mismo tiempo acabamos sintiendo que no terminamos nada y que el tiempo no nos rinde.
  • Desarrollar hábitos y rutinas favorables: tener ordenada tu rutina e ir cumpliendo con ella dejando espacio libre para vos mismo puede ayudarte a utilizar el tiempo correctamente según lo que corresponda.

 

La buena gestión del tiempo es fundamental no solo para ser productivos sino para sentirnos satisfechos y realizados.

 

Cuando uno logra organizarse, cumplir con sus responsabilidades y resolver pendientes sin que se acumulen, la sensación del trabajo bien hecho nos mantiene livianos, despiertos y comprometidos. Estamos en control de la situación y hasta sentimos que tenemos más tiempo, incluso más tiempo libre. Se inician los días sin sentir que se vienen arrastrando deberes y eso nos hace estar frescos para encarar cada día con energías renovadas.

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