Aunque ya dispongamos de la tecnología más avanzada para realizar encuentros de forma remota, las reuniones de trabajo presenciales seguirán siendo parte de nuestra rutina profesional durante unos cuantos años más. Así que seguiremos pasando parte del día reunidos con colegas, proveedores o clientes. Lo más importante es saber invertir el tiempo de forma eficiente para tener una reunión eficiente, y eso solo se logra con organización, objetivos y prioridades bien resueltas.
Son varias las recomendaciones para agilizar estos encuentros presenciales, como ahorrar tiempo en explicaciones para darle paso al uso de gráficos y esquemas. Siempre será más atractivo y claro el anclaje visual.
El horario de inicio de reuniones suele ser un punto importante. A las 10.30 es un excelente horario para iniciar las reuniones. Todos habrán revisado sus correos y es probable que además nadie llegue tarde.
Tomar notas con una notebook pasó a ser algo habitual. Solo que habría que asegurarse que además no se use para chatear o revisar mails compulsivamente, factores distractivos.
Para el cierre, se recomienda siempre que las reuniones concluyan con:
– Una lista de acciones a seguir
– Los responsables de las acciones
– El tiempo estimado de cumplimiento
Un punteo de ítems con qué hacer y qué no siempre será de utilidad para tener una reunión eficiente.
LO QUE SI
– Enviar la convocatoria, el tema y la agenda por correo electrónico y pedir una confirmación de recibido.
– Pedir amablemente a los participantes que apaguen sus smartphones. Así estarán atentos un 100 % mientras dure la reunión.
– Preparar a los participantes, decirles qué deben leer antes de la reunión y qué deben llevar
– Asegurarse de que alguien tome notas o redacte una minuta. A las palabras se las lleva el viento
– Incluir datos, estadísticas o referencias sobre el tema que se vaya a tratar. Enriquece la reunión.
LO QUE NO
– Convocar a una reunión fuera del horario laboral. Los participantes buscarán la solución más rápida, no la mejor.
– Invitar personas “por si acaso”. Deben estar sólo las personas que necesitan estar allí.
– No permitir que la reunión se pase del tiempo previsto. Es mejor convocar a otra reunión que alargarla
– Nunca mezclar los temas ni permitir que se desvíe del objetivo. Una reunión debe tener siempre un tema central
– No permitir que alguien monopolice la reunión. Hacer que todos participen haciéndoles preguntas e generando charlas e intercambios de ideas.