Cómo establecer las prioridades y no fallar en el intento

Para que haya una buena elecciones de las prioridades primero hay que clarificar los objetivos. Las prioridades estarán más o menos claras según cómo se hayan definido los objetivos y en función de la meticulosidad con la que se clarifique las interdependencias entre ellos.

Claro que muchas veces ocurre que necesitamos definir las prioridades sin contar únicamente con los objetivos. Ahí es de donde nace la necesidad original de priorizar y la capacidad de gestionar prioridades es una habilidad multinivel que podemos reutilizar de forma transversal en múltiples aspectos de la productividad personal.

Las técnicas de priorización son útiles a todos los niveles para mejorar la productividad personal. Por eso siempre es útil tener una guía a mano:

1 – Escribir todos los compromisos y tareas a cumplir. Sirve para el día o para la semana. Las listas son un primer paso fundamental para aprender a priorizar y administrar el tiempo. Los horarios que establecen prioridades deben incluir tiempo para la familia. Y tampoco hay que olvidarse de los objetivos personales a cumplir durante la semana.

2 – Numerar o priorizar las tareas de acuerdo al grado de importancia. Un buen método es el siguiente:
– Colocar una A para cada tarea que sea importante y urgente.
– Asignar una B a las tareas que son importantes, pero no urgentes.
– Finalmente, una C para todo lo deseado para hacer, pero que no sea urgente o importante.

3 – Elegir las tareas que se pueden eliminar de la lista o se puedan delegar en otra persona y… hacerlo.

4 – Anotar las tareas rápidas que cada uno puede realizar durante los tiempos de espera. Quizás el tiempo usado al movilizarse en transporte público o en una práctica de fútbol de un hijo sirva para revisar correos electrónicos, chats o mensajes de voz, en hacer llamadas o revisar un informe.

5 – Revisar tu correo electrónico dos veces en la mañana y otras dos en la tarde, así de simple. Esta es una herramienta común para administrar tu tiempo y poder lidiar con una de las mayores pérdidas de tiempo. Al dejar de hacer las tareas cada vez que la computadora avisa que llegó un correo electrónico provoca descuidar las labores.

6 – Determinar qué se debe terminar de hacer primero. Un horario que establece prioridades ayuda a completar las tareas marcadas con A primero. Terminar los deberes más importantes primero ayudará a sentir que uno está logrando sus objetivos. Si hay una reunión programada para muy temprano por la mañana, que fue marcada como una tarea de prioridad B, evidentemente tiene prioridad en el horario diario, a menos que se pueda pasar para más tarde. Analizar en qué parte del día cada uno rinde mejor, piensa con mayor claridad y es más eficiente. Para muchos, son las primeras horas de la mañana, pero en cada caso podría ser distinto. Nunca llevar a cabo tareas de prioridad C en el momento del día que hay mayor energía, ya que se estará desperdiciando recursos.

7 – Utilizar la lista para crear un horario diario de prioridades. Colocar el horario diario en un lugar siempre visible. Establecer objetivos razonables respecto a lo que se desea cumplir en un solo día. Lo ideal es enfocarse en una mezcla de prioridades, como tres tareas de prioridad A, dos tareas de prioridad B y una tarea de prioridad C.