Cómo diseñamos estrategias que acaten tanto lo urgente como lo importante.
Establecer prioridades para decidir de manera acertada qué necesita ser resuelto de manera más inmediata es parte de la cotidianidad de todo líder. Pero qué pasa cuando el debate entre lo que es urgente y lo que es importante no se define con tanta claridad. Cómo diseñamos estrategias que acaten lo inminente sin descuidar el contexto y los efectos a más largo alcance.
La mejor manera de resolver problemas es dirigiendo los esfuerzos a las bases y orígenes del mismo, porque solo así nos aseguraremos de que los cambios efectuados sean permanentes y sostengan sus efectos a largo plazo. Lo que ocurre en estos casos es que muchas veces concentramos la energía únicamente en la primera etapa de la solución, o en los efectos más inmediatos, sin considerar las consecuencias a desprenderse de dichos cambios, ¡consecuencias que también son importantes!
Para evitar esto es importante, en primer lugar, aprender a clasificar las acciones que deben llevarse a cabo según su nivel de relevancia y urgencia. La Matriz Eisenhower, una excelente herramienta para hacerlo, propone cuatro cuadrantes:
- Urgente e importante: Incluye aquellas tareas que hay que realizar de inmediato.
- Importante pero no urgente: Son tareas que se pueden programar para hacer más adelante.
- Urgente, pero no importante: Tareas que se pueden delegar en otra persona.
- Ni urgente ni importante: Tareas para descartar o eliminar.
El siguiente paso a realizar tras haber categorizado cada acción es ordenarlas jerárquicamente. Trazar un mapa de ruta que proponga un paso a paso escalonado puede ser útil para que nada quede librado al azar. Las tareas pueden agruparse de la siguiente manera:
- Lo más urgente e importante con efectos a corto plazo.
- Lo importante pero menos urgente, con la mirada puesta en el largo plazo, que contemple los efectos a venir tras la implementación de las acciones propuestas y ejecutadas por el grupo uno.
- Importante pero no urgente, contempla las iniciativas más complejas y generales a considerar para englobar el plan total y alinearlo a los objetivos finales de la organización.
Mientras un primer esfuerzo se dirige a avanzar sobre lo más urgente diseñando y ejecutando acciones que establezcan el camino para el cambio positivo y definitivo en pos del crecimiento de la empresa, un segundo esfuerzo ya está pensando, a partir de esas acciones, un plan hacia adelante sostenible que potencie esos primeros movimientos, y así sucesivamente.
Ningún cambio sustancial puede realizarse de la noche a la mañana sino que son el resultado de varios ajustes pensados y sostenidos en el tiempo. Poder clasificar nuestro trabajo diario de manera en que nos aseguremos de acatar tanto lo urgente como lo importante en pos de los objetivos finales es esencial para el buen rendimiento de cualquier equipo y para nuestro bienestar diario desempeñando nuestro rol.