No importa el rol que ocupe alguien en una organización, de jefe a gerente, pasando por los empleados el denominador común es la necesidad de armar reuniones de trabajo que sean eficientes y prácticas.
Además de las reuniones de trabajo, la generación de un espacio de comunicación, intercambio de ideas u opiniones o muestra de resultados debe ser primordial, ya que no todo puede resolverse por mail o charlas de whatsapp.
Se pueden enumerar otras ventajas que tiene reunirse con el equipo de trabajo o con personas ajenas al mundo de la organización: una comunicación certera menos abierta a interpretaciones erróneas, más cercanía y empatía entre los participantes, escuchar diferentes criterios y opiniones, mayor interacción entre los equipos debido al aumento de la confianza interna.
Para que haya satisfacción de las partes involucradas y una mayor eficacia de las reuniones de trabajo, aquí mostramos claves que deben tenerse en cuenta.
Elección adecuada del lugar. Es primordial a la hora de garantizar un buen resultado. Tanto si se trata de una reunión que busca generar impacto como si es una reunión interna, el lugar ha de ser coherente con el mensaje de fondo. La antelación suficiente en la convocatoria también es un factor determinante, puesto que garantiza que las personas que nos interesan tengan su agenda disponible. El margen en el tiempo dependerá de la naturaleza del evento y trasladará una imagen profesional a los convocados.
Objetivos claros. En ocasiones el organizador centra su esfuerzo en convocar restando protagonismo al objetivo de la reunión. ¿Para qué hacemos el evento? No sólo es vital mantener el foco en lo que da sentido a la reunión sino que también es importante transmitir al o los convocados lo que se espera de su presencia para garantizar una correcta gestión de expectativas.
Establecer límites. Antes que nada, la puntualidad para empezar. Además, la reunión ya debe tener una agenda previamente establecida y un horario en el que ocurrirá. De esta manera existe más control acerca de cuánto podemos invertir en cada uno de los temas que pueden tratarse. Los límites no tienen que ver solamente con el horario de la reunión en general, sino también con el apegarse al contenido de la agenda.
Escucha activa. En todas las fases del evento es importante preguntar y escuchar activamente para asegurarnos de que tanto el momento, como su desarrollo y los invitados son los adecuados. Es sorprendente la información de calidad que se obtiene cuando la escucha es auténtica.
Gestión del estrés. Es habitual que las personas que acuden a eventos se encuentren en un estado alterado por tratarse de un entorno diferente o bien porque los temas a tratar generan estados de alta intensidad emocional. Ser capaz de preverlo y gestionarlo de forma adecuada es vital para que la reunión sea eficiente.
Si el ambiente no acompaña, difícilmente las personas tendrán una actitud proactiva y una mente enfocada.
Concreción. Si algo marca la diferencia entre una reunión y otra es el hecho de concretar y consensuar o fomentar los siguientes pasos a seguir. Si lo que pretendemos es comunicar un cambio relevante para la empresa, nos aseguraremos de que el mensaje y su importancia se transmiten de forma acorde y con la intensidad adecuada.
Resultados. Una de las formas de medir la eficiencia de una reunión es fomentar los compromisos concretos con fecha de ejecución que puedan facilitar la medición del éxito. ¿A qué se han comprometido? ¿Mis colaboradores se llevan acciones con fecha de cumplimiento?
Cierre. El tiempo máximo de reunión recomendado es de 50 minutos. Y es importante que haya un cierre con las conclusiones para resumir lo esencial de lo tratado y acordado, es decir la elaboración de un resumen.