Es una de las grandes cuestiones: cómo hacer para gestionar mejor el tiempo y evitar vivir con estrés, con esa sensación de que nunca llegamos con todas las obligaciones.
La sobrecarga del estrés y de las tareas es una realidad en casi todas las organizaciones y en todos los niveles. Una de las claves es poder diferenciar entre lo urgente y lo importante, como para evitar la sensación de que siempre estamos al límite y llegamos con lo justo.
Saber gestionar el tiempo y tener organización interna puede ayudar para no llegar a esa instancia de sentir que no podemos con todo. Claro que siempre hay momentos en el año que hay más demanda que otros, pero no debería ser lo normal. Vivir así es peligroso. No sólo por como puede impactar en nuestro trabajo y en nuestro cuerpo, sino también en nuestro equipo de trabajo.
Poder encontrar el equilibrio entre nuestra vida personal y profesional es nuestro enorme desafío. Aquí algunos tips que nos pueden ayudar a ordenarnos:
Hacer una lista de tareas: priorizar de las más relevantes a las de menor importancia. Ponerle al lado el grado de dificultad, si requieren ser planificadas, qué actividades son constantes.
Ordenar el día: usar los primeros 30 minutos del día para organizar una lista de tareas que se adapten a la planificación semanal de los objetivos. Priorizar las tareas para ese día y luego mirar su rendimiento.
Distinguir entre lo urgente y lo importante: esta diferenciacion es clave para gestionar mejor nuestro tiempo, planificar de forma eficaz las tareas y minimizar las distracciones.
Diseñar rutinas y tratar de cumplirlas: si bien siempre pueden surgir imprevistos, trata de tener rutinas que te ayuden a gestionar mejor el tiempo y alcanzar tus objetivos.
Establece límites en tu vida: si bien hay momentos de alta demanda, buscar mantener un equilibrio entre tu vida personal y profesional. No dejar de hacer lo que te hace feliz y enriquece.
Definir tiempo para hacer las tareas: con inicio y final para que no sean eternas. Ej: las reuniones de trabajo, chequear y responder mails, hacer llamados telefónicas.
Identificar en qué pierdo el tiempo: es importante saber qué es lo que nos hace perder el tiempo y no lo usamos productivamente. Las redes sociales y el correo a veces atenta con esta dinámica.
Tener ordenado el lugar de trabajo: Ayuda a gestionar mejor el tiempo y la productividad.
No posponer las tareas: Trata de identificar el por qué. Procastinar no ayuda en la gestión del tiempo. Muchas veces vamos postergando y luego nos sentimos desbordados con la acumulacion de los pendientes.
No todos somos multitasking: a veces uno quiere hacer muchas cosas a la vez y no podemos, porque no terminamos ninguna. Es mejor hacer una por vez y terminar.
Aprender a delegar: es una de las habilidades más difíciles de llevar a la práctica porque muchas veces pensamos que nadie lo hará como nosotros.
Registra tu cuerpo: no le exijas más de lo que te puede dar. Cuando sentís cansancio y agotamiento es tiempo de descansar. Alimentarse bien, dormir, hacer actividad física y todo lo que enriquezca el espíritu. En general, en esos momentos uno abandona todo.
Lo urgente y lo importante
Lo que es importante casi nunca es urgente y lo que es urgente casi nunca es importante. Por lo tanto, la clave es diferenciar entre urgente e importante. Contestar una llamada de un cliente o del jefe puede ser urgente, pero revisar los mails será importante pero menos urgente y puedes dejarlo para más adelante.
La matriz Eisenhower propone 4 cuadrantes y te puede ayudar a ordenarte:
- Urgente e importante: incluye aquellas tareas que hay que realizar de inmediato.
- Importante pero no urgente: Son tareas que se pueden programar para hacer más adelante
- Urgente, pero no importante: tareas que se pueden delegar en otra persona.
- Ni urgente ni importante: tareas para descartar o eliminar.
Cómo ordenar las tareas
Aquí debemos poner las tareas que nos gustan y las que no. Pensar cada tarea como un efecto dominó. Cada ficha que se cae es un paso más para estar cerca de cumplir con el objetivo propuesto.
- Priorizar: Significa poner primero lo más importante.
- Organizar: Una vez priorizadas las tareas, hay que organizarse para llevarlas a cabo y conseguir de esta manera alcanzar tus objetivos.
- Chequear: si los objetivos propuestos se van cumpliendo o dónde están las dificultades.
La clave está en disfrutar lo que se hace, gestionando bien el tiempo, priorizando objetivos y tareas para alcanzar mayor productividad y lograr el equilibrio entre nuestra vida personal y profesional.