El difícil arte de aprender a delegar

El escenario es conocido, frecuente. Emprendedores, CEO y gerentes ocupan su tiempo hasta no dar más, sin darse cuenta de que querer “hacerlo todo” puede ser sinónimo de no hacerlo o empezar a hacerlo mal.

Desempeñar todas y cada una de las tareas de forma eficaz puede resultar misión imposible, impidiendo el buen desarrollo del negocio/empresa por la simple obstinación de no delegar.

Una de las causas de que cueste tanto delegar es pensar que somos los únicos capaces de hacer un buen trabajo. Eso puede ser correcto en algunos casos. Sin embargo, el hecho de hacer realmente una tarea mejor que otro no implica que ocuparse de ella sea la mejor decisión para el aprovechamiento del tiempo.

Sentirse cansado, estresado, agotado o darse cuenta de que en la empresa no todo está yendo bien, puede significar que el vaso está en el límite y que es momento de delegar tareas.

Claro que aparece el miedo a perder el control, no poder decidir cuál es el mejor momento para delegar o, directamente, no saber qué delegar.

Cuando se cede la responsabilidad de ciertas tareas a otras personas que tienen las habilidades necesarias para llevarlas a cabo, se obtiene una gran libertad para dedicarse a las actividades donde realmente se puede aportar mayor valor.

Aquí algunos consejos para delegar y no sucumbir en el intento.

– Delegar las cosas correctas. Elegir las tareas que no son críticas y que pueden hacer otras personas mejor capacitadas. Delegar las tareas que tienen un costo inferior al valor que uno puede generar haciendo otras cosas. Delegar las tareas que pueden permitir crecer a otras personas. Y las cosas que a uno no le gusta hacer.

– Elegir a las personas adecuadas. Asegurarse de que la persona tiene el conocimiento y la capacidad para llevarla a cabo de una manera aceptable, según los propios estándares. Y que tiene el tiempo necesario para llevarla a cabo. En cuanto una persona se gana la confianza, darle autoridad y promocionar su autonomía para que trabaje a gusto.

– Dar instrucciones claras. No especificar cómo se ha de realizar la tarea paso a paso (salvo si es la primera vez y es necesario realizar algo de formación), pero sí dejar muy claro cuál es el resultado deseado. Identificar restricciones y riesgos. Sugerir posibles enfoques.

– Hacer un seguimiento de las tareas delegadas. No hacer un micro-seguimiento, pero comprobar de tanto en tanto cómo va la cosa. Si no hay una fecha real de vencimiento, al menos establecer una fecha objetivo, de modo que se pueda medir los resultados que se van generando. Estar disponible para dar el apoyo necesario cuando aparezcan dudas o problemas.

– Ser humano. Agradecer el trabajo realizado. Alabar el trabajo bien hecho. Sugerir mejoras o diferentes enfoques cuando uno piensa que se puede hacer mejor.

Los equipos de trabajo son vitales para el desarrollo y progreso de una empresa. Aunque es cierto que las tareas individuales son fundamentales, las actividades o labores en grupo son más fructíferas.

Entonces, delegar tareas trae más beneficios que fracasos, por ejemplo:

1 – Permite aumentar el talento. A largo plazo y con continuas labores delegadas, las personas del equipo comienzan potenciarse y desarrollarse en varios aspectos, exponiendo su talento y esfuerzo en cumplir con lo que se pide.

2 – Disminuye el estrés. Hay quien dice que trabajar bajo estrés o presión funciona. Es posible. Pero una presión continúa termina estallando por algún sitio, como, por ejemplo, en estrés. Una sobrecarga de trabajo que perdura en el tiempo, acompañado de un trabajo que no sale adelante tal y como estaba planificado, hará que aparezcan claros síntomas de estrés. Al delegar tareas, éstas pasarán a ser compartidas, disminuyendo la carga de trabajo y siendo más fácil focalizarse en los objetivos y cumplir con los plazos establecidos.

3 – Promueve la motivación. Que tu jefe confíe en tus habilidades y destrezas para hacer una tarea que es suya motiva. Significa que estamos creyendo en sus capacidades, que creemos en él o ella para desarrollar la función encomendada de manera resolutiva. Todo ello se traducirá en un trabajador mucho más valorado y motivado.

4 – Mejora la productividad. Cuando se delega de forma adecuada, bajo unos criterios, el rendimiento incrementa. Es más, cuando dentro de la empresa los empleados conocen a la perfección qué es lo que tiene que hacer y cómo tiene que hacerlo, sin tener que perder tiempo en desconocimiento, la productividad de la empresa se verá incrementada.

5 – Desarrolla y aumenta las capacidades de tus trabajadores. Al traspasar tus tareas a otras personas, les estás ofreciendo la oportunidad de aprender, crecer profesionalmente, moverse en otros campos desarrollando nuevas habilidades y destrezas. De esta forma estarás creando un equipo mucho más cualificado.